Arnhem

Het college heeft een rommeltje gemaakt van de verslaglegging van buitenlandse reizen gemaakt door burgemeester, wethouders en ambtenaren. Dit blijkt uit de beantwoording van schriftelijke vragen van SP en Zuid Centraal. In 2003 stelde de SP ook al vragen over dit onderwerp, nadat was gebleken dat veel verslagen "zoek" waren of nooit waren gemaakt. Destijds beloofde het college beterschap. Van elke reis zou een verslag worden gemaakt zodat nut, noodzaak en kosten te achterhalen zouden zijn. En deze verslagen zouden ter inzage komen te liggen voor de raad. Vier maanden geleden wilde de SP fractie deze reizen toetsen maar opnieuw bleken de verslagen nergens te vinden. Nu blijkt waarom. Het college heeft nooit de beloofde richtlijn naar de ambtelijke diensten doen uitgaan. Inmiddels heeft men met veel pijn en moeite de verslagen van de afgelopen vier jaar bij elkaar weten te sprokkelen. Van een aantal reizen moest alsnog een verslag gemaakt worden. Het college belooft opnieuw beterschap. De raad kan nu eindelijk de reizen gaan toetsen. De SP komt met een voorstel waarbij de raad vooraf toestemming moet verlenen voor op reis kan worden gegaan.

Geachte leden van de gemeenteraad,

De fractie van de SP heeft op grond van art. 44 RvO vagen gesteld aan het college van burgemeester en wethouders over de verslagen van de buitenlandse reizen van zowel college als ambtenaren.

De fractie van de SP stelt de volgende vragen:

Heeft het college, zoals beloofd, bovengenoemde richtlijn doen uitgaan naar alle diensten (?)
A; zo ja, hoe kan het dan bestaan dat de diensten al 4 jaar geen uitvoering geven aan deze richtlijn?

B: zo nee, waarom heeft u deze richtlijn nooit doen uitgaan en welke consequenties verbindt het college aan het niet nakomen van deze toezegging aan de raad?

Waarom zijn de verslagen niet aangeleverd aan het Centraal Archief en bij de griffie?
Zijn de afgelopen vier jaar van alle buitenlandse reizen verslagen gemaakt?
Hoe gaat het college er voor zorgen dat alle verslagen van buitenlandse reizen op kosten van de gemeente voortaan te allen tijde door de gemeenteraad te raadplegen zijn?

De antwoorden op deze vragen luiden als volgt:

Het college heeft in 2003 inderdaad toegezegd een richtlijn te doen uitgaan naar alle diensten, maar naar nu blijkt is hieraan destijds onvoldoende gevolg gegeven. Dit neemt niet weg dat er doorgaans van de reizen in de periode 2003 tot en met 2006 van zowel het college als de afzonderlijke diensten reisverslagen zijn opgemaakt. Daar waar gebleken is dat die reisverslagen niet waren gemaakt, heeft het college er inmiddels voor gezorgd dat die reisverslagen de afgelopen maand alsnog zijn gemaakt. De betreffende reisverslagen en een overzicht gemaakte kosten zijn inmiddels centraal gebundeld.
Hoewel er afspraken zijn gemaakt over de wijze waarop reisverslagen dienen te worden aangeleverd, is dit niet altijd op de juiste wijze gebeurd. Dit als gevolg van het ontbreken van een heldere richtlijn.
Zoals eerder aangegeven bij vraag 1 zijn intussen van de afgelopen vier jaar alle reisverslagen tot en met 2006 aanwezig bij de Griffie en het Centraal Archief.
Op 21 maart heeft het directieteam met een voorstel ingestemd voor een richtlijn betreffende de buitenlandse dienstreizen van ambtenaren, die met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2007 in werking treedt. In deze richtlijn is bepaald dat elke buitenlandse dienstreis wordt gemeld aan het betreffende Managementteam van een dienst. Elke dienst doet volgens een uniform stramien verslag van de gemaakte reis, waarin onder andere noodzaak, kosten, deelnemers en verblijfsduur worden opgenomen. Het verslag wordt op een centraal punt opgeslagen. Per dienst is een co